Zarządzanie dokumentami i instrukcjami dla klientów w ForPet

W tym poradniku dowiesz się jak udostępnić dokumenty klientom oraz jak, w łatwy sposób zaoszczędzić czas używając instrukcji oraz gotowych szablonów dla klientów.

Każdy dokument przypisany do klienta jest widoczny na osi czasu w panelu klienta po prawej stronie. Po utworzeniu dokumentu możesz udostępnić go klientowi za pomocą niebieskiej ikonki udostępniania.

Opiekun dostanie mailowe powiadomienie o nowym dokumencie. Jeżeli go pobierze to ikona statusu (oko) zmieni kolor na zielony, a w szczegółach pojawi się informacja o dacie odczytania.

Są trzy metody udostępnienia dokumentów klientowi:

dodanie dokumentu z dysku komputera

wysłanie gotowej instrukcji zapisanej wcześniej w portalu

utworzenie dokumentu z pomocą szablonów ForPet

Dokumenty dodane z urządzenia

Na platformie możesz dodać kilka typów dokumentów: raport (np. po konsultacji), pismo (np. do lekarza weterynarii), fakturę, rachunek oraz inne. Są to pliki, które możesz załączyć bezpośrednio z komputera w formacie pdf. 

Instrukcje

Jeśli w swojej pracy często wysyłasz opiekunom podobne zalecenia, schematy lub grafiki, ta funkcja jest właśnie dla Ciebie. Dzięki niej możesz łatwo dodawać i zarządzać instrukcjami PDF, oszczędzając czas i zapewniając spójność komunikacji z klientami.

Aby dodać nowy dokument, wejdź w zakładkę "Instrukcje" (znajdziesz ją w głównym menu po lewej stronie) i wybierz "dodaj instrukcję". Zostaniesz przekierowany do plików w Twoim komputerze i możesz “wgrać” dowolny plik.

Instrukcje, które zostaną przez Ciebie dodane, znajdziesz w Panelu klienta, skąd możesz je udostępnić. 

Utworzenie automatyczne dokumentu

Jeżeli chcesz wygenerować dokument z dostępnych na platformie szablonów wejdź w menu “nowy” i wybierz jeden z 3 dostępnych szablonów lub skorzystaj z wbudowanego edytora dokumentów.

 

Jeśli skorzystasz z szablonu to treść dokumentu jest generowana na podstawie:

danych o zwierzętach, 

treści w polach wywiadu, 

treści w przypisanych problemach (także zalecenia), 

przypisanych lekach (także zalecenia np. odnośnie podawania czy dawkowania).

Jakość wygenerowanego dokumentu jest zależna od tego jak wypełnione są pola opisowe w sekcji Zwierząt profilu klienta (zobacz poradnik o tworzeniu profilu klienta). Jeśli są uzupełnione czytelnie, to pozostanie Tobie wyłącznie udostępnienie tak wygenerowanego dokumentu klientowi lub lekarzowi weterynarii. Oczywiście wygenerowaną automatycznie treść możesz dowolnie edytować przed jej udostępnieniem.